Workflow: ¿Qué es y cómo gestionar un buen flujo de trabajo en mi empresa?

Workflow, ¿conoces algo sobre ello? significa flujo de trabajo, la organización de tareas, coordinación para tener una buena productividad. Algo esencial en cualquier negocio ¿verdad?

Cuando organizamos las tareas de los diversos departamentos, suele aparecer una productividad correcta, eficiencia y una toma de decisiones más fácil.

Este método se puede emplear en todas las circunstancias, incluso en empresas que tienen una flota de vehículos. Si quieres conocer todo sobre el Workflow, sigue leyendo. ¡En Viasat Telematics te lo contamos todo!

¿Qué es workflow?

El Workflow, son todas las actividades que se realizan con un orden y bajo un criterio para conseguir alcanzar los objetivos de la organización.

Las actividades o tareas que se realizan para ello pueden ser realizadas por humanos, software o máquinas.

La comunicación es la clave

Cuando se tienen trabajadores en movilidad o en la empresa, la capacidad de comunicarse de manera clara y rápida es sumamente importante, por ello el Workflow además de ofrecer más orden y beneficios a nuestra empresa, ofrecerá un flujo de comunicación adecuado.

Todos conocen las tareas a realizar

Esta forma de comunicación y trabajo, no sólo asegura un intercambio de información entre los diferentes departamentos implicados en el mismo proceso de negocio, sino que asegura que todas las tareas sean ejecutadas por el empleado a quien fueron destinadas.

Tipos de Workflow que podemos implementar

workflow que es

Entre los diferentes tipos que podemos implementar en nuestra empresa encontramos:

Workflow ad hoc

En él, las reglas y las normas que rigen el correcto funcionamiento del flujo de trabajo pueden ser creadas y alteradas durante el transcurso del proceso de trabajo.

Cuando tenemos trabajadores en carretera

Especialmente en las flotas de vehículos para controlar la movilidad de nuestros trabajadores es esencial la comunicación de manera clara y rápida y los cambios actualizados.

Además de ello el control de la flota de vehículos a través de GPS nos permite reducir la inactividad.

Workflow de producción

La conducción del flujo de trabajo es fija, aunque acepta variaciones mínimas o cambios muy puntuales, y se corresponde con acciones definidas, preestablecidas y conocidas por todos.

Este tipo de flujo de trabajo suele emplearse en aquellas empresas o negocios que se dedican a la producción con máquinas.

Workflow administrativo

Es una combinación de ambos, ad hoc y de producción. Se engloban tareas y actividades sin una estructura definida, que son previsibles y repetitivas, y se basan en unas reglas de ejecución bastante sencillas de asimilar y aceptar.

¿Cómo crear un workflow en nuestra empresa?

Lo esencial es crear un Workflow en el que se conozca todo el proceso de trabajo y describir las tareas a realizar. Cuando este paso lo tenemos claro comenzamos con la organización.

1) Apoyo visual

Es importante diagramar los pasos a seguir y actividades a realizar. Marcar las posibles desviaciones, tratando de no dejar cabos sueltos.

  • Esto nos permite dejar todo el proceso definido

2) Implementación y desarrollo

Es necesario evaluar tanto la definición de objetivos como el diseño, considerando la información que se dispone, así como realizar:

  • Simulaciones a pequeña escala que luego podamos implementar en nuestra empresa permitiendo la corrección de errores

3) Analítica

En esta etapa mediremos los resultados obtenidos y se valorará hacer cambios y modificaciones en el plan establecido, con ello se mejora del proceso y se crea un Workflow más preciso. Se repite el proceso y se miden nuevamente los resultados

Se trata de obtener la mayor precisión posible antes de finalmente editarlo y obtener el primer esquema del flujo de información del proceso seleccionado.

Una de las grandes ventajas de la implementación de Workflow es que mejora la comunicación interna y se obtiene una mayor fluidez. Siendo más fácil la toma de decisiones.

Esperamos que nuestro post sobre Workflow y flujos de trabajo te haya servido de ayuda. Si quieres saber más sobre técnicas de conducción eficiente, flotas, o IoT soluciones, habla con uno de nuestros expertos e infórmate.

En Viasat Telematics podemos ayudarte a mejorar la gestión de tu flota. Puedes seguir visitando nuestro blog para ello.

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