Cómo gestionar una flota de forma telemática

Guía para controlar tu flota desde casa

Trabajar desde casa o teletrabajar es algo cada vez más habitual, especialmente en momentos como este, la crisis del coronavirus nos ha llevado a esta situación sin dar tiempo a diseñar planes o estrategias de actuación para gestionar flotas desde casa.

En este artículo detallamos una serie de consejos para gestionar una flota a distancia, ideas sencillas que podrás llevar a cabo desde ahora y aprovechar sus beneficios en este momento tan complicado.

En estos casos la organización, planificación y comunicación son las claves para dirigir una flota y su equipo de forma eficiente.

Si algo debemos tener en cuenta es que, los sistemas de teletrabajo implican un esfuerzo mayor por parte del gerente o responsable, este debe desarrollar su trabajo y asegurar que cada miembro de su equipo tenga todo lo necesario para desempeñar el suyo, desde que conozca sus objetivos hasta las herramientas de debe o puede usar.

Comunicación

La comunicación debe hacerse en varias direcciones, en primer lugar, es necesario que el gerente comunique de forma clara y periódica los objetivos e instrucciones a cada empleado, de la misma forma se recomienda que este escuche los problemas o dificultades que cada empleado ha encontrado para aplicar medidas correctivas.

Por otro lado, es beneficioso incentivar la comunicación del equipo, mantener a cada uno informado sobre la situación general de la flota, como se desarrolla el trabajo y los avances y dificultades de compañeros, ayudará a generar un sentimiento de comunidad y a evitar que ciertos problemas se extiendan.

Existen múltiples herramientas para favorecer esta comunicación de forma telemática, algunas son:

  • Slack
  • Asana
  • Google Suite
  • Calendar
  • Zoom
  • Notion
  • Toggl
  • Trello

Cuida el lenguaje al comunicarte con el equipo

Siguiendo con la importancia de mantener una comunicación fluida, conviene destacar lo mucho que afecta la forma de comunicarse a la eficiencia de cada trabajador.

Cuando la comunicación se reduce a mensajes de texto o llamadas en las que no vemos al interlocutor hay que tener especial cuidado con las expresiones y palabras que utilizamos. Es fácil malinterpretar el mensaje.

Se recomienda utilizar un lenguaje claro, directo y educado así como comunicarse por escrito a través de medios formales, dejando de lado herramientas como WhatsApp.

Es beneficioso separar los canales de comunicación laborales de los personales o utilizados en nuestro tiempo libre, así como utilizar los laborares para hablar sobre temas referentes al trabajo.

Organización

La organización es la clave para que la actividad se mantenga y funcione correctamente. Ser ordenado a la hora de ejecutar o delegar cada tarea y definir las KPIs del equipo.

Limita el tiempo asignado a cada tarea y ordenarlas en función de prioridad, de esta forma te aseguras de realizar el trabajo más importante cada día y no afectas al trabajo de otros miembros del equipo.

La organización va más allá de planificar nuestro día de trabajo, también afecta mantener el orden en la mesa de trabajo, cuadernos… así como en los archivos del ordenador, documentación y material de uso frecuente.

Trabajar desde casa implica que vas a sufrir distracciones impropias de tu rutina habitual de trabajo, ten en cuenta estos momentos a la hora de planificar tu día de trabajo.

Evitar extender la jornada laboral, saber dejar de trabajar es importante para establecer tiempos de descanso y volver al día siguiente con energía y optimismo. Inicia o continua con una rutina de deporte y establece un horario para esta.

Aprovecha la tecnología

Si tu empresa cuenta con un sistema de gestión de flotas este es el momento de sacar el máximo partido, crea notificaciones y alarmas personalizadas.

Controla la localización de cada vehículo, horas de uso, descansos o controla las entregas realizadas.

Recoge los informes elaborados por el sistema de gestión de flotas para analizar e implantar posibles mejoras, conoce el análisis de conducción de cada conductor para corregir negligencias y garantizar la seguridad de tu flota.

Revisa las rutas realizadas y el tiempo para optimizar rutas y paradas.

Dedica tiempo a organizar y revisar toda la información de la que dispones y que el sistema de gestión de flotas de proporciona, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente si tienes dudas o no sabes manejar todas las funciones. Este es el momento de aprovechar al máximo tu sistema de control de flotas.

Relacionado con la tecnología, es necesario poner a disposición del equipo las herramientas para realizar su trabajo de forma cómoda. Desde asegurar su conectividad, hasta enseñar como funcionan las herramientas para que las utilicen porque les facilitan el trabajo y no porque es una imposición.

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